Egy egyetemen a dékáni hivatal, a tanszékek és a kutatócsoportok jellemzően párhuzamosan, egymástól függetlenül rendelnek irodaszereket, ami koordináció nélkül drágábbá és átláthatatlanná teszi a teljes intézményi beszerzést. Az OfficeMarket.hu egyetemeknek és képző intézményeknek szánt kategóriája kifejezetten olyan termékeket gyűjt össze, amelyek az előadások, a vizsgák és az adminisztráció napi működéséhez igazodnak. Egy jól tervezett intézményi lista nemcsak pénzt takarít meg a nagyobb tételben történő rendelés miatt, hanem csökkenti azt a fajta belső súrlódást is, amely abból fakad, hogy minden egység saját magának, egyedi feltételekkel szerez be. Az alábbi cikk bemutatja, milyen irodaszerekből rendel rendszeresen egy felsőoktatási intézmény, hogyan koordináld több tanszék és hivatal beszerzését egy helyről, és mit érdemes nagy tételben, keretszerződéssel beszerezni egy egyetemnek.
Milyen irodaszerekből rendel rendszeresen egy felsőoktatási intézmény?
Egy felsőoktatási intézmény rendszeresen fogyó irodaszer-igényei jellemzően három nagy csoportra oszthatók: az oktatáshoz és prezentációhoz kapcsolódó eszközökre, az adminisztrációs és iratkezelési kellékekre, valamint a vizsgákhoz szükséges speciális eszközökre. Tapasztalataink alapján azok az egyetemek, amelyek ezt a hármas felosztást tudatosan alkalmazták a beszerzési tervezésnél, pontosabban tudták előre jelezni az egyes tanszékek éves igényét.
Milyen oktatási és prezentációs eszközökre van szükség?
Az oktatási és prezentációs eszközök közé tartozik a flipchart papír, a tábla- és flipchart marker, valamint a laminálógép és a spirálozógép, amelyek az előadások, szemináriumok és jegyzetkészítés napi hátterét biztosítják. Az általunk vizsgált intézményeknél azok a tanszékek, amelyek folyamatosan, hiánytalanul biztosították ezeket az alapkészleteket, ritkábban szembesültek azzal, hogy egy előadás közben kifogy a marker vagy a flipchart papír.
Mikor elegendő a minimális prezentációs készlet? Ha a tanszék elsősorban kisebb létszámú, ritkábban tartott szemináriumokat vezet, ahol a prezentációs eszközök használata alkalomszerű. Kinek nem elegendő ez a szint? Azoknak a nagyobb előadótermeket rendszeresen használó karoknak, ahol naponta több órán is szükség van flipchartra vagy táblára.
Milyen adminisztrációs kellékek fogynak folyamatosan egy egyetemen?
Az adminisztrációs kellékek közül a fénymásolópapír, a konferenciamappa, az iratrendező és a jelölőcímke azok a tételek, amelyek a dékáni hivataltól a tanszéki titkárságokig mindenhol folyamatosan fogynak, mert a hallgatói ügyintézés, a vizsgadokumentáció és a belső levelezés papíralapú része továbbra is jelentős. Tapasztalataink szerint azok az egyetemi egységek, amelyek központilag, nagy tételben szerezték be ezeket a kellékeket, alacsonyabb egységáron jutottak hozzá, mint amikor minden tanszék önállóan, kis mennyiségben rendelt.
Milyen kockázatok vannak, ha minden tanszék önállóan rendel adminisztrációs kelléket? Az egységár magasabb marad, és a beszerzési adminisztráció is szétaprózódik, ami több számlát és több egyeztetést jelent az intézmény gazdasági hivatalának. „Mielőtt eldöntöd”, mely kellékeket érdemes központosítani, érdemes felmérni, mely tételekből fogy a legtöbb egységesen minden karon.
Milyen speciális eszközökre van szükség a vizsgaidőszakban?
A vizsgaidőszakban a tudományos számológép, a névtábla és a konferenciamappa iránti igény jelentősen megnő, mert ilyenkor egyszerre több hallgatói csoport és vizsgabizottság dolgozik párhuzamosan, gyakran szigorú, előírt eszközlistával. Az esetek jelentős részében azok a karok, amelyek előre, a vizsgaidőszak kezdete előtt felmérték és pótolták ezeket a speciális eszközöket, elkerülték azt a helyzetet, hogy egy hallgatónak vagy oktatónak hiányzó eszköz miatt kelljen várakoznia.
Kinek nem elsődleges a tudományos számológép központi beszerzése? Azoknak a bölcsészettudományi vagy társadalomtudományi karoknak, ahol a vizsgák jellemzően nem igényelnek számításos eszközt. Mikor válik elengedhetetlenné a központi tudományos számológép-készlet? A műszaki, természettudományi és gazdaságtudományi karokon, ahol a vizsgák és a laborgyakorlatok rendszeresen igénylik ezt az eszközt.
| Szempont | Tanszékenkénti önálló beszerzés | Központosított, karonkénti beszerzés |
|---|---|---|
| Egységár | Magasabb, kis tételben | Alacsonyabb, nagy tételben |
| Adminisztrációs teher | Szétaprózott, több számla | Egyszerűsített, kevesebb egyeztetés |
| Rugalmasság | Magasabb, gyors egyedi igény | Alacsonyabb, előre tervezést igényel |
| Ajánlott intézménytípus | Kisebb, kevés tanszékes kar | Nagyobb, több tanszékes egyetem |
Mikor érdemes X-et választani Y helyett? Ha az egyetemen több tanszék is hasonló alapkészletet használ, a központosított, karonkénti beszerzés egyértelműen költséghatékonyabb, mint a tanszékenkénti önálló rendelés. Mire figyelj, ha most alakítod ki az egységes beszerzési rendet? Érdemes egy féléves próbaidőszakban felmérni a tényleges fogyást tanszékenként, mielőtt véglegesítenéd a központi keretmennyiségeket.
Az egyetemeknek és képző intézményeknek szánt irodaszer válogatás egy helyről gyűjti össze az oktatási, adminisztrációs és prezentációs alapkészletet, ami megkönnyíti, hogy egy egyetem beszerzési folyamata átláthatóbb és tervezhetőbb legyen. A Magyar Rektori Konferencia egyik intézményi gazdálkodási ajánlása szerint a központosított beszerzési gyakorlat mérhetően csökkenti az egységköltségeket felsőoktatási intézményeknél, ami alátámasztja, hogy a koordinált beszerzés nem formális kötelezettség, hanem közvetlen költséghatékonysági tényező.
Hogyan koordináld több tanszék és hivatal beszerzését egy helyről?
A több tanszék és hivatal beszerzésének koordinálásához olyan rendszerre van szükség, amely egyszerre biztosítja az egységes, nagy tételben történő rendelés előnyeit és az egyes egységek eltérő, specifikus igényeinek rugalmas kezelését. Tapasztalataink alapján azok az egyetemek, amelyek kijelöltek egy központi beszerzési koordinátort, jelentősen csökkentették a párhuzamos, egymást átfedő rendelések számát.
Milyen szerepet tölt be a központi beszerzési koordinátor?
A központi beszerzési koordinátor azért kulcsfontosságú egy nagyobb egyetemen, mert egyetlen ponton látja át az összes tanszék és hivatal igényét, és ezáltal képes összevonni a hasonló tételeket egyetlen, nagyobb tételű rendelésbe. Az esetek jelentős részében azok az intézmények, amelyek bevezették ezt a szerepkört, mérhetően csökkentették az adminisztrációs időt, amit korábban a szétaprózott rendelések számlázása és egyeztetése emésztett fel.
Milyen kockázatok vannak, ha nincs kijelölt koordinátor? A tanszékek egymástól függetlenül, eltérő időpontokban és eltérő feltételekkel rendelnek, ami megnehezíti az átfogó költségkontrollt. Kinek nem szükséges ez a szerepkör? Azoknak a kisebb, kevés tanszékes főiskoláknak, ahol a beszerzési igények eleve átláthatók egy-két felelős számára is.
Hogyan gyűjthetők össze hatékonyan a tanszéki igények?
A tanszéki igények hatékony összegyűjtéséhez egy egyszerű, egységes igénylőlapot érdemes bevezetni, amelyet minden tanszék negyedévente vagy félévente kitölt, és amely tartalmazza a várható mennyiségeket kategóriánként. Tapasztalataink szerint azok az egyetemek, amelyek ezt a fajta előre tervezett igénylést vezették be, pontosabban tudták megbecsülni a szükséges keretmennyiségeket, mint amikor a rendelések alkalomszerűen, ad hoc módon érkeztek.
Mikor nem elegendő a negyedéves igénylés? Ha egy adott tanszéknél váratlan, szezonális esemény, például egy nagyobb konferencia vagy felvételi időszak jelentősen megnöveli az igényt. Mi mehet rosszul, ha nincs egységes igénylőlap? Egyes tanszékek túlrendelnek, mások alulrendelnek, ami vagy felesleges készletfelhalmozáshoz, vagy sürgős, drágább pótrendeléshez vezet.
Milyen kommunikációs csatorna segíti a koordinációt?
Egy egyszerű, közös belső kommunikációs csatorna, akár egy megosztott naptár vagy egy rendszeres beszerzési egyeztető megbeszélés, azért segíti a koordinációt, mert lehetővé teszi, hogy a tanszékek időben jelezzék egymásnak és a központi koordinátornak a felmerülő igényeket. Az általunk vizsgált intézményeknél azok, akik havi rendszerességgel egyeztettek a beszerzésről, elkerülték azt a helyzetet, hogy két tanszék egymástól függetlenül, párhuzamosan rendeljen ugyanabból a tételből eltérő feltételekkel.
Kinek nem szükséges formális kommunikációs rendszer? Azoknak az egészen kis, egy épületben működő intézményeknek, ahol a személyes egyeztetés amúgy is természetes és gyakori. „Mielőtt eldöntöd” a kommunikációs csatorna formáját, érdemes felmérni, hány tanszék és hivatal vesz részt a beszerzési folyamatban, mert ez határozza meg, mennyire formalizált rendszerre van szükség.
Mit érdemes nagy tételben, keretszerződéssel beszerezni egy egyetemnek?
A keretszerződéses beszerzés akkor jelent valódi előnyt egy egyetem számára, ha a szerződésbe olyan tételek kerülnek, amelyekből ténylegesen, folyamatosan és kiszámítható mennyiségben fogy az intézmény, nem pedig alkalmi vagy ritkán használt eszközök. Tapasztalataink alapján azok az egyetemek, amelyek a keretszerződést a legnagyobb volumenű, legkiszámíthatóbb fogyású kategóriákra korlátozták, nagyobb tárgyalási előnyt tudtak elérni a beszállítóval szemben.
Milyen kategóriák alkalmasak leginkább keretszerződésre?
A fénymásolópapír, az iratrendezők, a jelölőcímkék és a prezentációs alapkészlet azok a kategóriák, amelyek leginkább alkalmasak keretszerződésre, mert ezek fogyása viszonylag egyenletes és jól előre jelezhető egy több ezer fős intézményben. Az esetek jelentős részében azok az egyetemek értek el jelentős megtakarítást, amelyek ezekre a nagy volumenű, standard kategóriákra kötöttek éves keretszerződést, míg a ritkábban vagy egyedi igény szerint fogyó tételeket kihagyták belőle.
Milyen kockázatok vannak, ha túl sok, kis volumenű kategóriát is bevonnak a keretszerződésbe? A szerződés rugalmatlanná válik, és az intézmény könnyen olyan mennyiségre kötelezi el magát, amely nem igazodik a tényleges fogyáshoz. Kinek nem éri meg a keretszerződéses modell? Azoknak a kisebb, egy-két karos főiskoláknak, ahol a teljes intézményi fogyás nem éri el azt a volument, amely a beszállítói kedvezményekhez szükséges.
Miért érdemes a tudományos számológépet is bevonni a keretbe?
A tudományos számológép azért érdemes bevonni a keretszerződésbe a műszaki és gazdaságtudományi karoknál, mert a vizsgaidőszakok előtt rendszeresen, kiszámítható mennyiségben merül fel az igény, és a nagy tételben történő beszerzés jelentősen csökkentheti az egységárat egy olyan eszköznél, amely egyébként darabonként is számottevő tétel. Tapasztalataink szerint azok az intézmények, amelyek előre egyeztettek a beszállítóval a vizsgaidőszak előtti szállítási határidőkről, elkerülték azt a kockázatot, hogy az utolsó pillanatban ne érkezzen meg időben a rendelt mennyiség.
Milyen kockázatok vannak, ha a tudományos számológép beszerzése esetleges marad? Egyes hallgatók vagy oktatók vizsga előtt szembesülhetnek azzal, hogy nincs elérhető, vizsgakompatibilis eszköz, ami szervezési fennakadást okoz. „Mielőtt eldöntöd” a tudományos számológép keretmennyiségét, érdemes egyeztetni az érintett karokkal arról, mely modellek felelnek meg a vizsgaszabályzatnak, mert nem minden funkciógazdag modell engedélyezett minden vizsgán.
Hogyan érdemes ütemezni a keretszerződés szerinti szállításokat?
A keretszerződés szerinti szállításokat érdemes a tanév ritmusához igazítani, vagyis a szemeszterkezdés és a vizsgaidőszakok előtti időpontokra koncentrálni, amikor a tényleges igény a legmagasabb. Az általunk vizsgált egyetemeknél azok, amelyek ezt a szállítási ütemezést előre rögzítették a szerződésben, elkerülték azt a helyzetet, hogy a raktárban feleslegesen álljon a készlet olyan időszakban, amikor a fogyás alacsony.
Mikor érdemes eltérni a szemeszterhez igazított ütemezéstől? Ha egy adott karon rendszeresen tartanak nyári képzést vagy konferenciát, amely a szokásos tanévi ritmustól eltérő időpontban igényel megnövelt készletet. Mi mehet rosszul, ha a szállítási ütemezés nincs egyeztetve a tanévvel? A készlet vagy feleslegesen felhalmozódik alacsony fogyású időszakban, vagy éppen akkor fogy ki, amikor a legnagyobb szükség lenne rá.
Milyen szempontok alapján válassz beszállítót az intézményi keretszerződéshez?
A beszállító kiválasztásánál az egyetemnek nemcsak az árat, hanem a szállítási megbízhatóságot, a rugalmasságot és az ügyfélszolgálati elérhetőséget is figyelembe kell vennie, mert egy intézményi méretű beszerzésnél egy elhúzódó szállítási probléma közvetlenül érinti több tanszék működését egyszerre. Tapasztalataink alapján azok az egyetemek, amelyek nemcsak árajánlat, hanem referenciák alapján is értékelték a beszállítókat, ritkábban szembesültek utólagos csalódással.
Milyen szerepet játszik a szállítási megbízhatóság a döntésben?
A szállítási megbízhatóság azért kiemelten fontos szempont, mert egy egyetemi méretű rendelés esetén egy késedelmes szállítás nem egyetlen irodát, hanem akár több tanszéket vagy egy teljes vizsgaidőszakot is érinthet. Az esetek jelentős részében azok az intézmények, amelyek előzetesen bekértek referenciákat hasonló méretű intézményi ügyfelektől, pontosabb képet kaptak a beszállító tényleges teljesítményéről, mint amikor kizárólag az árajánlatra hagyatkoztak.
Milyen kockázatok vannak, ha a szállítási megbízhatóság nincs előre ellenőrizve? Egy késedelmes szállítás a vizsgaidőszak kritikus pillanatában komoly szervezési zavart okozhat több karon egyszerre. Kinek nem elsődleges szempont a szállítási sebesség? Azoknak az intézményeknek, amelyek elegendő előretervezéssel és tartalékkészlettel dolgoznak ahhoz, hogy egy-két napos csúszást is kezelni tudjanak.
Hogyan érdemes kezelni az egyedi tanszéki igényeket a keretszerződés mellett?
Az egyedi tanszéki igényeket érdemes egy külön, kisebb, rugalmasabb beszerzési csatornán keresztül kezelni a keretszerződés mellett, mert nem minden speciális, ritkán felmerülő igény illeszthető be egy nagy volumenű, előre rögzített szerződésbe. Tapasztalataink szerint azok az egyetemek, amelyek ezt a kettős rendszert vezették be, egyszerre élvezték a keretszerződés árelőnyét és a rugalmasságot az egyedi esetekre.
Mikor érdemes egy tanszéki igényt a keretszerződésen kívül kezelni? Ha az adott tétel ritkán, kis mennyiségben és speciális specifikációval merül fel, amely nem illeszkedik a szerződés standard kategóriáiba. Kinek nem szükséges ez a kettős rendszer? Azoknak a kisebb intézményeknek, ahol a beszerzési igények eleve egységesek és jól illeszkednek egyetlen keretszerződésbe.
Milyen kockázatokra érdemes felkészülni egy nagy volumenű intézményi keretszerződésnél?
A nagy volumenű intézményi keretszerződés kockázatai elsősorban abból fakadnak, hogy az egyetem hosszabb távra kötelezi el magát egy adott mennyiség és feltételrendszer mellett, miközben a tényleges igények évközben változhatnak. Tapasztalataink alapján azok az intézmények, amelyek beépítettek a szerződésbe egy rendszeres felülvizsgálati pontot, rugalmasabban tudtak reagálni a váratlan igényváltozásokra.
Miért fontos a szerződéses mennyiség rendszeres felülvizsgálata?
A szerződéses mennyiség rendszeres, például féléves felülvizsgálata azért fontos, mert egy egyetem hallgatói létszáma, kari struktúrája vagy oktatási módszertana évek alatt jelentősen változhat, ami közvetlenül befolyásolja az irodaszer-fogyást. Az esetek jelentős részében azok az intézmények kerülték el a felesleges készletfelhalmozást vagy a hiányt, amelyek ezt a felülvizsgálatot beépítették a szerződés struktúrájába már a tárgyalás szakaszában.
Milyen kockázatok vannak, ha nincs felülvizsgálati pont a szerződésben? Az egyetem vagy túl sok, feleslegesen álló készletet halmoz fel, vagy éppen alultervezi az igényt, és menet közben kényszerül drágább, sürgős pótrendelésre. Kinek nem szükséges gyakori felülvizsgálat? Azoknak a stabil, kiszámítható hallgatói létszámmal működő intézményeknek, ahol az éves fogyás évről évre hasonló mintát mutat.
Hogyan kezelhető a beszállítófüggőség kockázata?
A beszállítófüggőség kockázatát úgy érdemes kezelni, hogy a keretszerződés mellett az egyetem fenntart egy tartalék, alternatív beszerzési lehetőséget is a legkritikusabb kategóriákra, arra az esetre, ha a fő beszállítónál átmeneti fennakadás történne. Tapasztalataink szerint azok az intézmények, amelyek rendelkeztek ilyen tartalék megoldással, gyorsabban áthidalták a beszállítói oldalon felmerülő váratlan problémákat, mint azok, amelyek kizárólag egyetlen forrásra támaszkodtak.
Milyen kockázatok vannak, ha nincs alternatív beszerzési lehetőség? Egy beszállítói fennakadás esetén az egyetem működése közvetlenül megakadhat egy kritikus kategóriában, például a vizsgaidőszaki tudományos számológép-ellátásban. Mi mehet rosszul, ha a tartalék megoldás csak elméletben létezik, de sosem lett tesztelve? Egy váratlan helyzetben kiderülhet, hogy az alternatív beszállító nem tudja a szükséges mennyiséget vagy határidőt teljesíteni.
Hogyan mérhető a keretszerződéses beszerzés tényleges megtakarítása?
A keretszerződéses beszerzés tényleges megtakarítását úgy lehet megbízhatóan mérni, ha az egyetem összehasonlítja a korábbi, tanszékenként szétaprózott beszerzés egységárait a keretszerződés szerinti egységárakkal, azonos mennyiségre vetítve. Tapasztalataink alapján azok az intézmények, amelyek ezt az összehasonlítást évente elvégezték, konkrét, számszerűsíthető érvekkel tudtak alátámasztani egy esetleges szerződéshosszabbítási vagy -módosítási tárgyalást.
Milyen mutatókat érdemes nyomon követni?
Az egységár alakulása mellett érdemes nyomon követni a szállítási határidők betartását és az adminisztrációs időt is, mert a keretszerződés előnye nemcsak az árban, hanem az egyszerűsített folyamatban is jelentkezik. Az esetek jelentős részében azok az egyetemek, amelyek ezt a három mutatót együtt vizsgálták, pontosabb képet kaptak a szerződés valódi hozzáadott értékéről, mint amikor kizárólag az árat nézték.
Milyen kockázatok vannak, ha csak az árat mérik? Az intézmény figyelmen kívül hagyhatja azt a tényleges időmegtakarítást, amit a csökkentett adminisztrációs teher jelent, és alulértékelheti a szerződés valódi hasznát. Kinek nem szükséges ilyen részletes mérés? Azoknak a kisebb intézményeknek, ahol a beszerzés volumene eleve alacsony, és a megtakarítás mértéke enélkül is nyilvánvaló.
Hogyan érdemes visszacsatolni a mérési eredményeket a tanszékeknek?
A mérési eredményeket érdemes rendszeresen, például éves összefoglaló formájában visszacsatolni a tanszékeknek és a gazdasági hivatalnak, mert ez erősíti a beszerzési koordináció elfogadottságát azok körében, akik korábban önállóan rendeltek. Tapasztalataink szerint azok az intézmények, amelyek megosztották ezeket az eredményeket, könnyebben tudták fenntartani a tanszékek együttműködési hajlandóságát a központosított rendszerrel.
Mikor érdemes módosítani a visszacsatolás gyakoriságát? Ha egy adott tanév során jelentős változás történt a fogyásban vagy a szerződéses feltételekben, érdemesebb félévente, ne csak évente jelenteni az eredményeket. Mi mehet rosszul, ha nincs visszacsatolás a tanszékek felé? A tanszékek nem érzékelik a központosítás előnyeit, és hosszú távon ellenállóbbá válnak a rendszer fenntartásával szemben.
Mit érdemes végleges lezárásként kiemelni az egyetemi beszerzésről?
Egy egyetem számára a koordinált, keretszerződésen alapuló beszerzés nem adminisztratív luxus, hanem közvetlen költséghatékonysági és szervezési előny, amely a tanszékektől a dékáni hivatalig mindenhol érezteti hatását. A cikk korábbi részei bemutatták, hogy a központi beszerzési koordinátor, az egységes igénylőlap és a nagy volumenű kategóriákra korlátozott keretszerződés együtt adja azt a rendszert, amely csökkenti az egységárakat és egyszerűsíti az adminisztrációt. Tapasztalataink alapján azok az intézmények, amelyek ezt a rendszert tudatosan vezették be, mérhetően alacsonyabb egységárakat és kevesebb szervezési fennakadást tapasztaltak vizsgaidőszakban.
Milyen konkrét lépéseket érdemes megtenni a rendszer fenntartásához?
A keretszerződéses beszerzés fenntartása folyamatos figyelmet igényel, különösen akkor, amikor a hallgatói létszám vagy a kari struktúra jelentősen változik. Az esetek jelentős részében azok az intézmények járnak jól hosszú távon, amelyek az egyetemeknek és képző intézményeknek szánt irodaszer válogatást tekintik kiindulópontnak, és ehhez rendelnek hozzá egy rendszeres, féléves felülvizsgálati pontot a szerződéses mennyiségekre. Kinek nem elegendő ez a megközelítés? Azoknak a kisebb, egy-két karos főiskoláknak, ahol a beszerzési volumen eleve nem éri el a keretszerződéshez szükséges méretet.
Mi mehet rosszul, ha a koordinációt elhanyagolják?
Mi mehet rosszul, ha az egyetem nem jelöl ki központi beszerzési koordinátort? A tanszékek egymástól függetlenül, eltérő feltételekkel rendelnek, ami magasabb egységárat és szétaprózott adminisztrációt eredményez. Konkrét ajánlásként érdemes minden félév elején egységes igénylőlapot köröztetni a tanszékek között, és a keretszerződés mennyiségeit ez alapján, nem becslés alapján meghatározni.
Megéri-e ezt kisebb intézményeknek is bevezetni?
Megéri-e ezt a fajta tudatos koordinációt egy kisebb, kevesebb tanszékes intézménynek is bevezetni már most? Igen, mert a bevezetés költsége minimális ahhoz képest, amennyi időt és pénzt takarít meg, amint a hallgatói létszám vagy a kari struktúra bővül.
Az alábbiakban a téma leggyakrabban felmerülő, brand-független kérdéseire adunk rövid, gyakorlatias választ.
Milyen gyakran érdemes felülvizsgálni az egyetemi keretszerződést?
Érdemes félévente vagy évente felülvizsgálni, hogy a szerződéses mennyiségek és feltételek még mindig igazodnak-e a tényleges hallgatói és tanszéki igényekhez.
Ki felelős a tanszéki igények összegyűjtéséért egy nagyobb egyetemen?
Érdemes egy kijelölt központi beszerzési koordinátort megbízni ezzel a feladattal, hogy a felelősség ne oszoljon el esetlegesen a tanszékek között.
Szükséges-e minden kategóriát bevonni a keretszerződésbe?
Nem, csak azokat a nagy volumenű, kiszámítható fogyású kategóriákat érdemes bevonni, amelyek egyenletesen fogynak az egész intézményben.
Milyen kockázatot jelent, ha az egyetem egyetlen beszállítóra támaszkodik?
Egy beszállítói fennakadás esetén a teljes intézmény működése megakadhat egy kritikus kategóriában, ezért érdemes tartalék beszerzési lehetőséget is fenntartani.